Datenschutzhinweise

für die internationale Begegnungsfahrt „Südafrika 2027“

des DPSG Diözesanverbands Passau (Projektgruppe Südafrika)

Mit dem Absenden deines Teilnahmeantrags bestätigst du, dass du diese Datenschutzhinweise gelesen und zur Kenntnis genommen hast.

1. Verantwortlicher

Deutsche Pfadfinder*innenschaft St. Georg (DPSG)

Diözesanverband Passau – Projektgruppe Südafrika

Steingasse 1, 94032 Passau

Tel.: 0851 3935420

E-Mail: suedafrika@dpsg-passau.de

Vertreten durch den Diözesanvorstand.

2. Betrieblicher Datenschutzbeauftragter

Kontakt Datenschutzbeauftragte*r:

siehe www.bistum-passau.de/datenschutz

3. Aufsichtsbehörde und Beschwerderecht

Zuständige Datenschutzaufsicht (Kirchliche Datenschutzaufsicht):

Katholisches Datenschutzzentrum Bayern (KDSZ Bayern)

E-Mail: post@kdsz.bayern

Tel.: +49 911 477740-50

[Postanschrift einfügen]

Du hast das Recht, dich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten gegen das KDG verstößt.

4. Anwendbares Recht

Für die Verarbeitung personenbezogener Daten gilt das Gesetz über den Kirchlichen Datenschutz (KDG).

Für technisch erforderliche Vorgänge bei digitalen Diensten (z. B. Cookies/Tracking im Anmeldeprozess) gilt ergänzend das Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG).

5. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zur Anmeldung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Begegnungsfahrt Südafrika 2027, insbesondere für:

• Verwaltung, Prüfung und Bestätigung deines Teilnahmeantrags
• Kommunikation vor, während und nach der Begegnung
• Organisation der Reise (Flüge, Transfers, Unterkünfte, Verpflegung, Versicherungen, Visa/Einreiseformalitäten, Notfallmanagement)
• Gesundheits- und Sicherheitsvorsorge (z. B. Allergien/Unverträglichkeiten, relevante gesundheitliche Hinweise, Notfallkontakte)
• Nachweis-, Statistik- und Abrechnungszwecke, insbesondere gegenüber Förderstellen
• Dokumentation des Projekts und interne Auswertung
• Öffentlichkeitsarbeit der DPSG (Berichte, Fotos, Videos), sofern eine Einwilligung vorliegt

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten nach folgenden Rechtsgrundlagen des KDG:

• § 6 Abs. 1 lit. c KDG (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen): z. B. Bearbeitung deines Teilnahmeantrags, Reiseorganisation, Durchführung der Fahrt
• § 6 Abs. 1 lit. d KDG (rechtliche Verpflichtung): z. B. Förder- und Abrechnungspflichten, Aufbewahrungspflichten
• § 6 Abs. 1 lit. g KDG (berechtigtes Interesse): z. B. sichere, nachvollziehbare Organisation, interne Projektsteuerung und Dokumentation, Missbrauchs-/Betrugsprävention
• § 6 Abs. 1 lit. b KDG (Einwilligung): z. B. Foto-/Videonutzung, freiwillige Zusatzangaben
• § 11 Abs. 2 lit. a KDG (ausdrückliche Einwilligung bei besonderen Kategorien personenbezogener Daten): insbesondere Gesundheitsdaten

7. Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten – je nach Einzelfall – folgende Datenkategorien:

7.1 Stammdaten

• Vorname, Nachname
• Geburtsdatum
• Anschrift
• Staatsangehörigkeit/Nationalität (sofern für Reise/Einreise erforderlich)

7.2 Kontaktdaten

• E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Notfallkontakt (Name, Beziehung, Telefonnummer)

7.3 Reise- und Identifikationsdaten

• Reisepassdaten (z. B. Nummer, Ausstellungsstaat, Gültigkeit), soweit erforderlich
• Einreisedaten/visarelevante Angaben, soweit erforderlich
• Versicherungsdaten (z. B. Nachweis des Versicherungsschutzes), soweit erforderlich

7.4 Organisatorische Angaben

• Stamm/Gliederung, Funktion
• Sprachkenntnisse, pfadfinderische Erfahrung (soweit für Gruppenplanung erforderlich)

7.5 Zahlungs- und Verwaltungsdaten

• Zahlungen/Teilnehmerbeiträge (Zahlungsstatus, Buchungs-/Belegdaten)
• Einverständniserklärungen, Förderunterlagen, notwendige Nachweise

7.6 Gesundheitsdaten (freiwillig)

• z. B. Allergien/Unverträglichkeiten, chronische Erkrankungen, relevante Hinweise, Medikamente (nur soweit angegeben und für Sicherheit/Versorgung erforderlich)
• ggf. Impfstatus, soweit für Einreise/Schutzmaßnahmen erforderlich oder von dir angegeben

8. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Für die Teilnahme sind bestimmte Angaben erforderlich (insbesondere Identitäts-, Kontakt- und reisebezogene Daten sowie Notfallkontakt).

Wenn diese Pflichtangaben nicht bereitgestellt werden, ist eine Teilnahme nicht möglich, weil Reise- und Sicherheitsorganisation nicht zuverlässig gewährleistet werden kann.

Gesundheitsangaben sind grundsätzlich freiwillig; ohne relevante Hinweise können jedoch Schutz- und Notfallmaßnahmen eingeschränkt sein.

9. Empfänger der Daten

Zugriff auf personenbezogene Daten erhalten nur Personen, die diese zur Aufgabenerfüllung benötigen (z. B. Diözesanbüro, Projektgruppe Südafrika, Diözesanvorstand, beauftragte Leitungspersonen).

Eine Weitergabe an externe Empfänger erfolgt nur, soweit sie für die Durchführung erforderlich ist, insbesondere an:

• Fluggesellschaften, Transfers/Transportdienstleister, Unterkünfte, Versicherungen, ggf. Reise-/Servicepartner
• Partnerorganisationen/Partnergruppen vor Ort (z. B. für Unterkunft, Sicherheitskoordination, Programmlogistik)
• Förderstellen/Zuschussgeber und mit der Abwicklung befasste Stellen (z. B. Nachweis- und Abrechnungsanforderungen)
• Banken/Zahlungsdienstleister im Rahmen der Zahlungsabwicklung

Externe Empfänger werden zur Vertraulichkeit und zweckgebundenen Verarbeitung verpflichtet; sofern erforderlich, werden Auftragsverarbeitungsverträge nach KDG geschlossen.

10. Drittlandübermittlung (Südafrika)

Im Rahmen der Durchführung kann es erforderlich sein, personenbezogene Daten an Empfänger in Südafrika zu übermitteln (z. B. Partnergruppen, Unterkünfte, lokale Dienstleister), etwa für Unterkunftslisten, Sicherheitskoordination oder Notfallorganisation.

Die Übermittlung erfolgt nach Maßgabe der §§ 40, 41 KDG:

• soweit sie für die Durchführung der Reise/Teilnahme erforderlich ist, oder
• auf Grundlage einer ausdrücklichen Einwilligung, wenn dies im Einzelfall notwendig ist.

Hinweis: In Drittländern kann ein mit der EU/Kirche vergleichbares Datenschutzniveau nicht in jedem Fall gewährleistet sein; insbesondere können Durchsetzungs- und Betroffenenrechte eingeschränkt sein.

11. Einsatz von Pretix (Online-Anmeldung)

Für die Online-Anmeldung nutzen wir das Ticket- und Anmeldesystem pretix (pretix GmbH, Deutschland; vormals rami.io GmbH).

Die Verarbeitung erfolgt als Auftragsverarbeitung nach § 29 KDG.

• Datenverarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU (regelmäßig Deutschland).
• Es werden im Anmeldeprozess technisch notwendige Cookies eingesetzt, soweit dies für den Bestell-/Anmeldevorgang erforderlich ist (TDDDG).
• Pretix speichert Daten zur Abwicklung der Veranstaltung und löscht oder anonymisiert sie nach Abschluss der Abwicklung nach den vertraglichen und gesetzlichen Vorgaben.

12. Gesundheits- und Sicherheitsdaten

Gesundheitsbezogene Angaben werden nur verarbeitet,

• wenn sie von dir freiwillig gemacht werden und
• soweit sie für eine sichere Durchführung/Versorgung erforderlich sind.

Zugriff erhalten nur autorisierte Leitungspersonen nach dem Need-to-know-Prinzip.

Rechtsgrundlage ist deine ausdrückliche Einwilligung nach § 11 Abs. 2 lit. a KDG.

Im akuten Notfall können notwendige Informationen im erforderlichen Umfang an medizinisches Personal, Rettungsdienste oder zuständige Stellen weitergegeben werden.

13. Öffentlichkeitsarbeit (Fotos/Videos)

Während der Begegnung können Fotos und Videos erstellt werden. Eine Veröffentlichung (z. B. Website, Social Media, Print/Verbandsmedien, Berichte) erfolgt nur auf Grundlage einer Einwilligung nach § 6 Abs. 1 lit. b KDG.

• Einwilligungen sind freiwillig und können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
• Bereits veröffentlichte Inhalte können im Rahmen der technischen und organisatorischen Möglichkeiten entfernt werden; eine vollständige Rückholung (z. B. bei Weiterverbreitung durch Dritte) kann nicht garantiert werden.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für Vorbereitung, Durchführung, Abrechnung und Nachbereitung erforderlich sind.

• Nach Abschluss der Begegnung und nach endgültiger Förderabrechnung werden Daten gelöscht oder anonymisiert, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Abrechnungs- und Belegunterlagen werden entsprechend geltender Aufbewahrungspflichten bis zu 10 Jahre aufbewahrt.

15. Deine Rechte nach dem KDG

Du hast – im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte:

• Auskunft (§ 17 KDG)
• Berichtigung (§ 18 KDG)
• Löschung (§ 19 KDG)
• Einschränkung der Verarbeitung (§ 20 KDG)
• Datenübertragbarkeit (§ 22 KDG)
• Widerspruch (§ 23 KDG)
• Widerruf erteilter Einwilligungen (§ 8 KDG)

Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an den Verantwortlichen:

E-Mail: suedafrika@dpsg-passau.de

16. Automatisierte Entscheidungen / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne des KDG findet nicht statt.

17. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein (z. B. HTTPS/TLS-Verschlüsselung, Zugriffsbeschränkungen, Rollen-/Rechtekonzepte, Protokollierung, gesicherte Systeme).

Eine vollständige Sicherheit der Datenübertragung über das Internet kann nicht garantiert werden.

Stand: 03. Januar 2026

Diese Datenschutzhinweise gelten ausschließlich für die internationale Begegnungsfahrt „Südafrika 2027“ des DPSG Diözesanverbands Passau (Projektgruppe Südafrika).

Allgemeine Informationen zum Datenschutz: https://www.dpsg-passau.de/datenschutz